Inbox Cero: 7 claves para recuperar el control de tu casilla de correo electrónico

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Aún lo recuerdo con nostalgia. Eran los albores de Internet en Chile y conseguir una casilla de correo electrónico era todo un acontecimiento. Sin embargo, más complejo que obtenerla era conseguir gente que te escribiera. Así, una y otra vez, presionada el botón de “revisar correo” con la misma esperanza de ver aparecer algún mensaje que tiene el jugador de casino frente a una máquina tragamonedas.

Curiosamente, tres lustros más tarde mi situación es la opuesta: con decenas de mensajes arribandoImagen cada hora, el correo electrónico se ha convertido -al igual que para mucha gente- en mi peor pesadilla.

Desde solicitudes urgentes hasta ofertas comerciales, por momentos sentía que ocupaba la mayor parte de mi día en responder a otras personas en vez de hacer mi trabajo, con una frustración que iba aumentando a la par de mi bandeja de entrada.

En un momento llegué a acumular más de 2.000 correos pendientes por atender y la sensación de que había caído en aquella “bancarrota de email” que definiera el abogado de derechos digitales Lawrence Lessig, paso previo a someter a eutanasia todos tus correos y rezar para sobrellevar de mejor forma la próxima tormenta de notificaciones, boletines y solicitudes.

Pero mantener tu correo bajo control no tiene por qué ser una tortura. Con los hábitos y la disciplina suficiente, no sólo puedes mantener una casilla con cero pendientes (así es: cero), sino también recuperar tu productividad, tu paz mental y el amor de tu vida.

(Bueno, esa última parte probablemente no).

Parte de estas claves fueron delineadas en 2007 por Merlin Mann, un gurú de la productividad de la 43 Folders, quien compartió con sus lectores de forma gratuita una serie de artículos con su experiencia para lograr un flujo de trabajo expedito con el correo electrónico, los que en BioBioChile hemos resumido para ti.

CONTROLA LA EMERGENCIA

1. Deshazte del correo antiguo

Si tu casilla ya está fatalmente gangrenada por correo electrónico pasado, la única solución es amputar. Determina una fecha de correos que aún puedes atender (por ejemplo, los últimos 2 ó 3 días, con un máximo de una semana) y el resto de los mensajes guárdalos en una carpeta de “Archivados” o “Recibidos” en caso de requerirlos para futura referencia.

Si lo deseas, puedes enviar un correo a tus principales contactos, advertirles que perdiste todo tu correo anterior a determinada fecha y que por favor vuelvan a ponerse en contacto en caso de que sus mensajes no hayan sido atendidas.

2. Reduce el nivel de mensajes que recibes

No sacas nada con sacar agua del bote si aún tiene agujeros en el casco. Si tu nivel de correos electrónicos recibidos es más de lo que puedes manejar, es hora de reducir la cantidad de mensajes que te envían. Usualmente estos provienen de 3 fuentes:

– Boletines por suscripción: con el tiempo, vamos acumulando suscripciones a servicios de noticias o foros de discusión que luego no podemos atender. ¿El remedio? Date de baja de todos los boletines que recibas. Luego, vuelve a registrarte en los que echas de menos.

– Spam: El correo basura no debería ser parte de tu dieta diaria de correos electrónicos. Si estás recibiendo una cantidad muy alta de ofertas de Viagra o de fondos de dictadores nigerianos, deberías considerar cambiar tu sistema de correo a las aplicaciones de Gmail (puedes mantener tu dirección), o instalar un software en tu computadora que filtre los mensajes antes de que lleguen a ti. SpamAssassin es un buen producto para redes de s, mientras que Spamihilator podrá ayudarte si tu PC usa Windows.

– Personas: ¿Qué hacer con ese familiar o compañero de trabajo que te envía correos hasta para preguntarte qué tipo de café quieres? Pues la comunicación es la mejor respuesta: conversa directamente con ella o él y hazle saber que ambos podrán trabajar mejor si reducen su cantidad de correos, de preferencia a un resumen de los puntos más importantes del día.

3. Cambia la frecuencia de revisión de tu correo

La idea de controlar tu correo no es tener más tiempo para recibir más correo, sino tener más tiempo productivo, ya sea en tu trabajo o con tu familia. Considera que, en promedio, podemos tardar 15 a 20 minutos en recuperar la concentración sobre una tarea que estábamos realizando, por lo que recibir alertas de correo cada 2 ó 3 minutos sólo nos asegura un estado de paranoia permanente y la frustración de ver pasar el día sin concretar nada.

Salvo que trabajes en la Onemi, lo mejor es ajustar tu programa de correo electrónico y teléfono móvil para que revise tu casilla una vez cada hora. Si sientes que te estás perdiendo de algo, puedes recortarlo a 30 minutos. Créeme, no es necesario menos. Te lo dice un periodista.

MANTÉN TU CORREO BAJO CONTROL

4. La regla de los 2 minutos

El primer hábito a establecer es terminar con la procrastinación que te lleva a mantener indefinidamente correos en tu bandeja de entrada pensando en qué responder. Una regla que te permitirá deshacerte del 70% de tu correo es en extremo sencilla: si responder un mensaje te tomará menos de 2 minutos, entonces hazlo ya. No lo dejes para mediodía ni para más tarde, sino ya.

Y es en serio.

5. Convierte cada correo en una acción

¿Y qué hacemos con los correos que requieren un poco más de 2 minutos de atención? La norma es convertir siempre tus correos en una acción, que puede ser la siguiente:

– Convertirlo en una acción, ya sea guardarlo como documento adjunto o ingresarlo a tu agenda.
– Derivarlo a la persona correspondiente o a alguien más adecuado.
– Posponerlo a una carpeta de “Pendientes” que puedas atender una o dos veces al día.
– Archivarlo para futura referencia.
– Borrarlo.

6. Usa plantillas

Gran parte del trabajo con el correo electrónico es reiterativo, sobre todo si trabajas atendiendo público o brindando soporte a clientes. Si detectas que estás respondiendo las mismas cosas una y otra vez, no sigas perdiendo tiempo: usa la función de plantillas (templates) de tu programa de correo electrónico, o incluso crea respuestas tipo en un documento aparte, las que puedas modificar según cada caso.

7. Resérvate el derecho a no responder

Responde cada vez que puedas, de preferencia rápido y con respuestas cortas (aunque gentiles). Sin embargo, ten presente que no es tu obligación responder todos y cada uno de los correos que recibes. En muchos casos, basta con que los archives o elimines según sea el caso.

Lo principal -y es probablemente el consejo que resume todos los demás- es darle el valor correspondiente a tu tiempo. Ya seas un empleado o un padre o madre de familia, no es el correo electrónico el que debe dictar los patrones bajo los cuales funciona tu vida, sino que el correo siga los tuyos. De ti depende no sólo lograrlo, sino matenerlo así.

vía: http://www.biobiochile.cl

Autor: Christian Leal

http://rbb.cl/2o5j

2 pensamientos en “Inbox Cero: 7 claves para recuperar el control de tu casilla de correo electrónico”

  1. The fact that Toyota chose to upgrade the exterior styling,
    interior quality and interior roominess of the redesigned 2012 Yaris hatchback
    rather than upgrading the powertrain says a lot about how
    Toyota views the needs of small car buyers. (Check out the article:
    What’s Really Out There in the Night Sky to see how some celestial objects appear at different EM frequencies. This not only allows listeners to listen to their favorite MP3 files along with their SIRIUS radio; it also lets them digitally record their favorite radio songs for instant playback.

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